Monessa yrityksessä valmistellaan ensi vuoden toimintasuunnitelmaa. Vaikkei niin perusteellisesti, mutta ainakin sillä tasolla, että organisaation avainhenkilöt tietävät, mitä on tulossa. Budjetteja laaditaan.

Mitäpä jos samalla tekisitte viestinnän vuosikellon? Tärkeimmät vuoden tapahtumat tulee muutekin käytyä läpi, joten melkein samalla vaivalla pystytte luomaan ensi vuoden viestinnälle suuntaviivoja.

Monesti viestintä unohtuu arjen tohinassa, ellei organisaatiossa ole ketään, kenen vastuulle siitä huolehtiminen kuuluu. Oman toimen ohella ei viestinnälle vain jää riittävästi aikaa. Näin se jää joko kokonaan tekemättä, tai sitten se tehdään kiireessä, jolloin usein tulee virheitä. Monesti viestintä tai markkinointi on ensimmäinen asia, josta karsitaan kuluja. Moni kuitenkin unohtaa, että myös viestimättä jättäminen on viestintää. Viestimättä jättäminen voi aiheuttaa väärinymmärryksiä, menetettyjä potentiaalisia asiakkaita ja huhupuheita. Kun oikeaa tietoa ei ole saatavilla oletetaan. Olettamukset muuttuvat usein puheissa varmaksi tiedoksi. Joskus väärällä tiedolla voi olla iso hintalappu, joka olisi voitu välttää oikea-aikaisella viestinnällä. Liian vähäisestä viestinnästä aiheutuu usein organisaation sisällä päällekkäistä työtä. Kahteen kertaan tehty työ on tarpeeton kuluerä.

Viestinnän suunnitelma on tärkeä työkalu, jolla viesteihin saadaan tehoa ja tavoitteellisuutta. Luonnostele suunnitelmaan ainakin nämä kohdat:

• Pääviestit. Mitä tärkeää ensi vuonna tapahtuu?
• Jaa vuosi esimerkiksi kvartaaleihin, listaa kullekin kvartaalille tärkeitä viestinnällisiä teemoja.
• Mieti kullekin tärkeälle teemalle sopiva kanava tai kanavat.
• Vastuuta ja resurssoi. Kenen työlistalle viestinnän toimenpiteet tulevat? Ulkoistatteko viestintää?
• Budjetoi. Paljonko viestintään käytetään työaikaa tai euroja?
• Älä unohda arkiviestintää. Mieti nykyistä viestintäänne, onko siinä parantamisen varaa?