Monet asiakkaat ovat kiitelleet meitä alansa sanaston nopeasta omaksumisesta. Uusien käsitteiden ja niitä kuvaavien termien omaksuminen on monesti aikaa vievää, mutta se on tehtävä. Ei ole samantekevää, mitä käsitteitä tai termejä viestinnässä käytetään. Sanaston on pysyttävä yhtenäisenä kaikissa materiaaleissa ja sen käyttö on oltava johdonmukaista.

Jos esimerkiksi työntekijät käyttävät samoista käsitteistä eri nimityksiä, ollaan hankaluuksissa. Samasta asiasta usean eri termin käyttöä pitäisi välttää, sillä  se aiheuttaa väärinkäsityksiä. Etenkin ulkopuolisille välittyvä kuva saattaa muodostua sekavaksi ja organisaation uskottavuus voi kärsiä. Muutostilanteissa vanhentuneet käsitteet saattavat jäädä elämään pitkäksikin aikaa, jolloin tekstien tuottajien ja viestinnän asiantuntijoiden on oltava super-tarkkana. Samoin uusien palveluiden tai tuotteiden tullessa markkinoille: esitteissä, tiedotteissa ja verkkosivuteksteissä on oltava huolellinen.

Joskus näkee esimerkiksi tiedotteita, joissa yksi asia on saatettu ilmaista monella eri termillä tai kirjoitusasulla. Tällaisista syntyy huono vaikutelma. Myös asiakirjoissa, esimerkiksi tarjouspohjissa, voi epähuomiossa esiintyä monenlaista sanastoa, jolloin pahimmassa tapauksessa tarjouksen lukijalle voi syntyä vääriä käsityksiä tai että tarjouksessa puhutaan monesta eri asiasta, vaikka todellisuudessa olisi kyse yhdestä ja samasta seikasta.

Sanastotyötä tehdään arjessa usein aika huomaamattakin. Se on hiljaista tietoa, joka vain tulee jostain selkärangasta. Tällä tavoin me itsekin asiakkaiden sanastoa omaksumme – pikku hiljaa, arkityön ohessa. Toisinaan, jos sanastoa on paljon ja se sisältää hankalia termejä, on hyvä tehdä omaan käyttöön selkeä dokumentti, joka sisältää alan keskeiset termit. Tämä auttaa tekstien tarkistuksessakin, etenkin, jos sitä tekee useampi henkilö. Sanaston epämääräisyys tulee vastaan viimeistään silloin, kun tekstejä pitäisi kääntää muille kielille. Kääntäjä voi tarvita täsmennyksiä joidenkin käsitteiden merkityksestä, jotta niille löytyy oikea vieraskielinen vastine.

Yhdenmukaiset käsitteet ja niiden selkeä, johdonmukainen käyttö edistävät viestintää ja parantavat vaikuttavuutta.

(Artikkelin kuvassa Opetus- ja koulutussanasto (OKSA), 2.laitos, Valtioneuvosto)