Väärinymmärrettyjä viestejä. Viestejä joita ei koskaan ollutkaan, mutta arvaamalla päästiin kuitenkin jonkinlaiseen päätelmään. Ihmettelyä. Ja niin monta kertaa ”Ei minulle ollut kerrottu, en minä tiennyt”. Kuulostaako tutulta?

Sisäisen viestinnän epäonnistuessa ajaudutaan pahimmillaan tilanteeseen, jossa koko työyhteisön ilmapiiri hetkellisesti tulehtuu. Tämä vaikuttaa suoraan työssä jaksamiseen, työhyvinvointiin ja tätä kautta yrityksen tulokseen. Nimittäin jossain se näkyy, jos porukalla on paha mieli ja v*tuttaa.

Työkavereiden kanssa puhuminen on joskus todella vaikeaa. Olemme erilaisia ihmisiä, ja meillä on erilaisia tottumuksia ja tapoja ilmaista itseämme. Tämän onneksi aika moni aikuinen ihminen ymmärtääkin ja työpaikoilla pärjätään ihan mukavasti. On kuitenkin esimiesten vastuulla huolehtia siitä, että perusviestit ja informaatio kulkevat organisaation sisällä tehokkaasti. Mikään ei ole turhauttavampaa (ja voi olla myös yritykselle kallista), kun joku kerta toisensa jälkeen sanoo ”En minä tiennyt”.

Kun sisäisestä viestinnästä puuttuu selkeitä käytäntöjä, ajaudutaan usein siihen, ettei tieto kulje mihinkään. Jokainen olettaa, että kyllä tuo toinen varmasti kertoo omalle tiimilleen tästä aiheesta. Moni työntekijä haluaa säännöllisesti kuulla myös sen, että kuinka meillä menee, mitä muutoksia on tulossa ja miksi johonkin asiaan on investoitu. Sillä epätietoisuus aiheuttaa arvailuja, arvailut aiheuttavat väärinkäsityksiä ja väärinkäsitykset aiheuttavat konflikteja.

Suunnitelmallisuus auttaa sisäisen viestinnän parannuksessa. Tässä muutamia vinkkejä:
– Sopikaa yhdessä vähintään ne asiat, joista on pakko viestiä. Pitäkää tästä kiinni. Määrittelyt tulee tehdä ensin koko organisaation tasolla ja sen jälkeen omissa tiimeissä.
– Sopikaa yhteinen kanava / kanavat, joita käytätte päivittäisviestimiseen. Sopikaa, mistä asioista kanavassa viestitään.
– Olkaa luovia. Sisäisen viestinnän ei tarvitse olla kaavoihin kangistunutta.
– Toimistiko teidän organisaatiossa viikkopalaveri? Viikkopalaverin vetovastuuvuoro voi vaihdella. Määritelkää, mitä asioita viikkopalaverissa vähintään tulee käydä läpi.
– Antakaa mahdollisuus palautteelle. Jos palautteen kertominen kasvokkain on vaikeaa, keksikää toinen väylä.