Maailman muuttuminen on viime vuosina ollut nopeaa. Koronapandemia on korostanut entisestään sitä, että organisaatioiden muutokset toimintaympäristössä saattavat olla jopa päivittäisiä. Tilanteet muuttuvat nopeasti.

Toiminnankin suunnittelu on jo vaikeaa, niin kuinka sitten viestinnän laita? Kannattaako suunnitella koko vuodeksi kerrallaan?

Kyllä kannattaa. Mutta liian yksityiskohtaisten suunnitelmien tekemiseen ei kannata aina kuluttaa aikaa. Tärkeintä on, että organisaatiossa on sovittu yhteiset pelisäännöt, kärkiviestit ja tärkeimmät viestintäkanavat on määritelty. Vuosikelloon on hyvä merkitä tärkeimmät asiat, joilla on merkitystä viestinnän kannalta: esimerkiksi sesongit tai sijoitella toimintastrategiasta nostettuja teemoja oikeille paikoille.

Kuukausittainen viestinnän seuranta ja suunnitelman päivittäminen

Toteutuneita toimenpiteitä on hyvä seurata säännöllisesti. Organisaation koosta ja viestintätoimien määrästä riippuen, seurantaväli voi olla esimerkiksi yksi kuukausi. Samalla voi suunnitella seuraavan kuukauden toimenpiteitä tarkemmin ja käydä läpi, miten onnistuttiin edellisen kuun aikana.

Määrittele viestintäkanavillesi tarkoitus

Mitä laajempi organisaatio on, sitä enemmän tulisi kiinnittää huomiota viestinnän kokonaisuuden hallintaan. Kuten miten sosiaalista mediaa käytetään: onko se yksi tiedottamisen kanava vai tavoitellaanko sen avulla ehkä entistä voimakkaampaa sitoutuneisuutta. Parhaimmillaan some tarjoaa organisaatiolle aidon vuorovaikutuskanavan asiakkaisiin tai muihin sidosryhmiin. Yksipuolinen tiedottaminen sopii hyvin suoraan asiakasviestintään tai medialle viestimiseen. On hyvä pohtia, minkälaista mielikuvaa ulkopuolisille organisaatiosta välittyy eri kanavissa.

Missä voi mennä vikaan?

Jos viestintää ei johdeta, syntyy arkeen äkkiä käytännön pulmia. On tärkeää, että vastuu viestinnän johtamisesta on esimerkiksi yhdellä henkilöllä. Organisaation koosta riippuen, tiimissä voi olla useampi henkilö mukana. Pääsääntöisesti vastuuta kannattaa siirtää useammalle henkilölle, mikäli vastuuhenkilöllä on muitakin tehtäviä. Viestintätiimin (kuten minkä tahansa muunkin tiimin) työn onnistumiseen vaikuttaa se, miten hyvin sisäinen dynamiikka ja vuorovaikutus toimivat. Johtajan vastuulla on huolehtia sujuvasta vuorovaikutuksesta tiimin sisällä. Ihmisten tavat viestiä ja vastaanottaa viestejä ovat hyvin erilaisia.